Partnerzy portalu
Grafik pracy sezonowej. Jak go planować? Kadromierz to nowoczesny program do zarządzania czasem pracy online./fot. shutterstock

Grafik pracy sezonowej. Jak go planować?

Autor: www.horecatrends.pl Data: 10 czerwca 2022 13:57

Lato to czas wzmożonej pracy w branży HoReCa. Jak uporać się ze zwiększonym ruchem w lokalach? Konieczne staje się zatrudnienie pracowników sezonowych. Zarządzanie dużą liczbą miejsc czy podwładnych nie jest łatwym zadaniem.

Praca sezonowa - jaka jest jej definicja?

Zgodnie z aktualnym wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 1986 r. (sygn. akt II URN 20/86) pracą sezonową jest każda praca wykonywana przez określony okres w roku związany z porą roku oraz warunkami atmosferycznymi. W Polsce największe zapotrzebowanie na pracowników sezonowych występuje latem, a także zimą – głównie w pobliżu ośrodków narciarskich.

Podjęcie pracy sezonowej wymaga podpisania przez obie strony umowy, która oprócz standardowych informacji, takich jak rodzaj pełnionej funkcji, wymiar czasu pracy czy wysokość wynagrodzenia, powinna zawierać również czas trwania stosunku pracy.

W Kodeksie pracy znajduje się ograniczenie mówiące, że łączna liczba umów na czas określony, które można podpisać z pracownikiem, wynosi 3. Jednak w przypadku pracy sezonowej te limity nie obowiązują.

Praca sezonowa - jaki system wybrać?

Praca sezonowa często wymaga elastyczności – jednym z głównych czynników determinujących ruch w miejscach turystycznych jest pogoda, której nie da się przewidzieć. Niektóre miejsca, zwłaszcza w dużych miastach, wykazują wzmożony ruch tylko w niektóre dni tygodnia – np. w weekendy. Aby planowanie czasu pracy było efektywniejsze, warto pomyśleć o wprowadzeniu odpowiedniego systemu czasu pracy.

Jednym z rozwiązań w przypadku pracy sezonowej będzie zastosowanie systemu równoważnego. Umożliwia on wydłużenie czasu pracy aż do 12 godzin jednego dnia przy jednoczesnym skróceniu wymiaru czasu pracy dnia kolejnego bądź uzyskaniu dnia wolnego.

Standardowy okres rozliczeniowy w systemie równoważnym wynosi 1 miesiąc.  jednak, jeśli wykonywana praca jest zależna od warunków atmosferycznych, można zwiększyć go aż do 4 miesięcy.

Chcąc wprowadzić równoważny system czasu pracy w swojej firmie, pamiętaj jednak, że posiada on pewne ograniczenia. Zgodnie z wytycznymi Kodeksu pracy w tym trybie nie mogą pracować m.in. osoby niepełnosprawne, kobiety w ciąży, jak również pracownicy młodociani.

Ruchomy czas pracy nie jest systemem czasu pracy, a raczej rodzajem jej organizacji. Dzięki temu można połączyć go razem z równoważnym systemem pracy i uczynić harmonogram pracy jeszcze bardziej elastycznym. Przy zastosowaniu tego rozwiązania osoba układająca grafik pracy może ustalić inne godziny rozpoczęcia pracy w zależności od dnia tygodnia lub określić przedział godzinowy, w którym pracownik sam zadecyduje o godzinie rozpoczęcia pracy. Wprowadzenie ruchomego czasu pracy chroni przed wystąpieniem godzin nadliczbowych z tytułu naruszenia doby pracowniczej.

Zatrudniając pracownika do pracy sezonowej, możesz podpisać z nim również umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Wybranie takiej formy umowy jest korzystniejsze dla pracodawców, ponieważ nie wymaga opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Na takim rozwiązaniu mogą zyskać również także uczniowie i studenci do 26. roku życia – nie są oni objęci obowiązkiem płacenia podatku dochodowego oraz pozostałych składek.

Umowy cywilnoprawnie nie podlegają pod Kodeks pracy. Dlatego też pracodawca może uniknąć dodatkowych zobowiązań związanych np. z płatnymi urlopami czy przekroczeniem normy dobowej.

Ponadto na podstawie umów cywilnoprawnych można zatrudniać pracowników młodocianych już od 13 roku życia.

Jak ułożyć grafik pracy sezonowej?

Art. 94 ust. 2 Kodeksu pracy mówi, że do obowiązków każdego pracodawcy należy „organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy”. Zatem, aby efektywnie zarządzać zespołem, należy zaplanować harmonogram czasu pracy. O czym musisz pamiętać?

Oblicz wymiar czasu pracy

Pierwszym krokiem do ułożenia grafiku pracy sezonowej jest ustalenie wymiaru czasu pracy, czyli liczby godzin, jaką pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Sposób ich obliczania określa art. 130 Kodeksu pracy. Aby wyliczyć wymiar czasu pracy, należy:

Pomnożyć normę tygodniową (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni, wchodzących w skład danego okresu rozliczeniowego.
Do otrzymanego wyniku dodać iloczyn normy dobowej (8 godzin) i liczby dni, które pozostały do końca danego okresu rozliczeniowego (tzw. dni wystające, które przypadają od poniedziałku do piątku).
Od otrzymanego wyniku odjąć liczbę świąt, które przypadają w danym okresie rozliczeniowym i wypadają w dniu innym niż niedziela.
Na koniec pomnożyć otrzymaną liczbę przez wysokość etatu (np.1/2 etatu).
Wymiar czasu pracy w 2022 roku
Wymiar czasu pracy w 2022 roku w rozdzieleniu na poszczególne miesiące wynosi:

Styczeń (152 h) – 19 dni pracujących, 12 dni wolnych,
Luty (160 h) – 20 dni pracujących, 8 dni wolnych,
Marzec (184 h) – 23 dni pracujące, 8 dni wolnych,
Kwiecień (160 h) – 20 dni pracujących, 10 dni wolnych,
Maj (168 h) – 21 dni pracujących, 10 dni wolnych,
Czerwiec (168 h) – 21 dni pracujących, 9 dni wolnych,
Lipiec (168 h) – 21 dni pracujących, 10 dni wolnych,
Sierpień (176 h) – 22 dni pracujące, 9 dni wolnych,
Wrzesień (176 h) – 22 dni pracujące, 8 dni wolnych,
Październik (168 h) – 21 dni pracujących, 10 dni wolnych,
Listopad (160 h) – 20 dni pracujących, 10 dni wolnych,
Grudzień (168 h) – 21 dni pracujących, 10 dni wolnych.

Uwzględnij wymagania Kodeksu pracy

Prawo pracy zawiera kilka wytycznych w zakresie czasu pracy, które muszą zostać zachowane. Pamiętaj o dobie pracowniczej – od momentu rozpoczęcia pracy przez pracownika muszą upłynąć co najmniej 24 godziny, aby mógł on podjąć się ponownie wykonywania obowiązków. Uwzględnij zasadę przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy wynoszącego przeciętnie 40 godziny i nie zapomnij o zachowaniu odpoczynku dobowego (11 godzin pomiędzy zmianami) i tygodniowego (35 godzin nieprzerwanego wypoczynku, który powinien obejmować niedzielę) i dniach wolnych od pracy.

Dzienny wymiar czasu pracy zależy od systemu czasu pracy. W systemie podstawowym jest to 8 godzin, podczas gdy w systemie równoważnym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, który wynosi 12, a w szczególnie określonych przypadkach, także 16 lub 24 godziny:

12 godz. – jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub organizacją czasu pracy,
16 godz. – przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,
24 godz. – dotyczy pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych.

Dostosuj także planowane harmonogramu pracy do części etatu zapisanej w umowie. Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu może pracować np. przez 5 dni w tygodniu po 6 godzin lub 4 dni przez 7,5 godziny – konfiguracji jest wiele.

Układając harmonogram, warto uwzględnić również wszelkie prośby grafikowe. Co prawda, prawo pracy tego nie wymaga, ale jest to rozwiązanie wygodne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika – zwłaszcza przy planowaniu planu pracy zmianowej.

Jako pracodawca zyskujesz na tym, ponieważ ryzyko zmian w grafiku pracy zmianowej zostaje zminimalizowane, natomiast pracownik może dostosować swoją pracę do innych obowiązków – drugiej pracy, opieki nad dzieckiem czy planu studiów.

Pamiętaj także, aby z wyprzedzeniem zaplanować plan urlopów – nawet jeśli Twoja firma nie jest prawnie do tego zobowiązana. Wówczas unikniesz sytuacji, w której z powodu jednoczesnego urlopu kilku pracowników, będziesz mieć niewystarczającą liczbę personelu do obstawienia wszystkich zmian.

Przedstawienie grafiku pracy w Twojej firmie powinno nastąpić najpóźniej 7 dni przed jego wejściem w życie. Możesz to zrobić w formie elektronicznej lub papierowej. Ważne jest natomiast, abyś miał(-a) pewność, że wszyscy pracownicy będą mieli wgląd do harmonogramu czasu pracy i możliwość zapoznania się z nim. Wówczas zatrudnieni, znając swój grafik czasu pracy, będą mogli zaplanować swój czas prywatny, a Ty unikniesz złamania przepisów Kodeksu pracy.

Grafik pracy sezonowej w 2 minuty – oszczędź czas i pieniądze

Planowanie harmonogramu pracy z zachowaniem wszystkich powyższych wytycznych, z pewnością zajmie Ci dużo czasu. Nie rezygnuj jednak z żadnego z podanych elementów. Jeśli chcesz, aby planowanie czasu pracy było efektywne, zrezygnuj z kartki papieru i zainwestuj w elektroniczny grafik pracy online. Takim narzędziem jest aplikacja Kadromierz.

Funkcja grafik pracy umożliwia dopasowanie sposobu tworzenia harmonogramu pracy do własnych preferencji – zarówno w przypadku umów o pracę, jak i cywilnoprawnych.  Możesz określić, ilu pracowników potrzebujesz na zmianie – w zależności od dnia, tygodnia czy np. przewidywanej pogody. Masz możliwość wpisania wielu lokalizacji czy pracowników. W Kadromierzu płacisz za każdego dodanego pracownika. W sezonie możesz rozszerzyć listę o pracowników sezonowych korzystających z aplikacji, a później ich usunąć. Nie poniesiesz kosztów za nieaktywnych użytkowników.

Program automatycznie sprawdza zgodność z przepisami Kodeksu pracy, dzięki czemu nie musisz się martwić o ewentualne przekroczenie np. normy dobowej czy odpoczynku tygodniowego.

Kadromierz przygotował również aplikację dla pracowników, dzięki której z łatwością zaplanują swój urlop lub zgłoszą dyspozycyjność. Dzięki niej wymiana zmian pomiędzy pracownikami czy możliwość wzięcia tzw. otwartych zmian (luk w grafiku pracy) stanie się dużo prostsza.

Narzędzie ma również inne funkcje, m.in. możliwość rejestracji czasu pracy, na podstawie której utworzona zostanie ewidencja czasu pracy, wgląd do statystyk i raportów czy elektronicznych wniosków urlopowych.

 

Podobał się artykuł? Podziel się!

dodaj komentarz