Partnerzy portalu
Oferta spotkań świątecznych - jak ją wycenić? FIKA dla gastronomii radzi Agnieszka Borek. Fot. Fika dla gastronomii

Oferta spotkań świątecznych - jak ją wycenić? FIKA dla gastronomii radzi

Autor: Katarzyna Gubała Data: 19 października 2022 12:00

O to, jak w październiku przygotować menu świąteczne, które będziemy realizować w grudniu spytaliśmy Agnieszkę Borek z FIKA dla gastronomii.

Horecatrends: Październik to czas, kiedy restauracje przygotowują świąteczne oferty, a klienci zaczynają ich szukać. Wydaje się, że to dość wcześnie w tych niepewnych czasach…

Agnieszka Borek, współwłaścicielka agencji konsultingowej ''Fika dla gastronomii'': Osoby, które są odpowiedzialne w firmach za organizację spotkań świątecznych doskonale wiedzą, co to znaczy zarezerwować grudniowy termin, na którym im zależy. Stąd pierwsze zapytania do restauracji pojawiają się już w wakacje, kolejne we wrześniu i przybywa ich z każdym tygodniem. Zazwyczaj są to klienci, którzy byli już w danej restauracji, zostali świetnie obsłużeni, impreza była fantastyczna i chcą, żeby w tym roku było tak samo, zależy im też na konkretnych terminach np. 6 grudnia o godz. 17. Tu pojawia się temat poczucia bezpieczeństwa. Osobie, która organizuje taki event dla firmy zależy na pewności, że będzie to świetne wydarzenie. Jeśli była zadowolona z poprzedniej imprezy świątecznej, jest duża szansa, że powtórzy je w tym samym miejscu. Restauracja powinna być otwarta na klientów, których już pozyskała, ale i na nowych.

Restauracja, bar, kawiarnia - szukasz lokalu do wynajęcia lub na sprzedaż? Zobacz oferty na PropertyStock.pl

Podsumowując: klienci poszukują, a restauracje powinny być na to przygotowane. Przygotowane czy proponować ''Przygotujemy dla pani ofertę''?

Działanie pod tytułem ‘’będziemy na bieżąco przygotowywać oferty’’ prowadzi donikąd.

Restauracje powinny mieć przygotowaną bazę menu, np. trzy menu zakładające opcję podstawową (w 3 wariantach cenowych), opcję z napojami i alkoholem oraz opcję wegetariańską - ta ostatnia jest bardzo ważna, gdyż jest to już mocno osadzony trend.

Osoba odpowiedzialna za zorganizowanie spotkania świątecznego dla firmy, wysyłając do restauracji maila o treści ‘’Poproszę o przesłanie menu świątecznego oraz warunków rezerwacji u państwa dla grupy 30 osób na 12 grudnia’’ - nie chce otrzymać odpowiedzi w stylu ‘’Przygotujemy ofertę specjalnie dla pani’’. Ona na tym etapie chce dostać menu wraz z zapewnieniem, że jeśli będzie chciała jakiś zmian - restauracja jest na to otwarta. Dlaczego to jest tak ważne? Na tym etapie osoba ta zbiera różne oferty i porównuje je, musi mieć jakiś punkt odniesienia, musi od czegoś zacząć. Jeżeli restauracja nie będzie z tym gotowa, a kilka innych lokali wyśle jej od razu to menu, to nawet jeśli ta restauracja jest fantastyczna, to na tym etapie jest to nieistotne.

Na tym etapie kluczowe jest zbudowanie relacji. Jeśli jestem restauratorem czy menedżerem lokalu i dostaję takie zapytanie, a nie ma dołączonego do niego numeru telefonu, powinienem o niego poprosić, pisząc ‘’Poproszę o numer telefonu w celu szybszego i łatwiejszego kontaktu z panią’’. W ten sposób swojemu potencjalnemu klientowi: ‘’To ja będę do twojej dyspozycji, nie musisz szukać osoby, która ci odpowie’’. Rozmowa jest okazją do nawiązania relacji, do zapewniania, że jesteśmy elastyczni i możemy dostosować ofertę - jednak tuż po rozmowie musi nastąpić wysłanie do oferty, gdyż potrzebny jest punkt odniesienia. Wysyłając ofertę poinformujmy klienta, że skontaktujemy się z nim po kilku dniach z pytaniem, czy zdążył zapoznać się z ofertą i co możemy dla niego zrobić. Działając w ten sposób, mamy zdecydowanie większą szansę na pozyskanie tego klienta. Większość restauracji wyśle mu tylko suche menu.

Czy menu świąteczne wysyłane w odpowiedzi na zapytanie powinno już zawierać ceny?

Tak, gdyż osoby, które są odpowiedzialne za organizację świątecznych spotkań dysponują pewnym budżetem na takie wydarzenia.

Cena jest bardzo ważna, ale w obecnych czasach równie ważne jest poczucie bezpieczeństwa. Na tym etapie prezentowania oferty klientowi warto przedstawić opcje, co stanie się z tą ofertą, gdy pojawią się restrykcje covidowe czy znaczna część gości nie pojawi się na przyjęciu z powodu zachorowań. W ofercie może się np. znaleźć zapis, że jeśli impreza nie będzie mogła się odbyć, restauracja i tak przygotuje to przyjęcie i dostarczy je w formie cateringu do firmy czy poszczególnych gości.

Może to też być zapewnienie o możliwości przeniesienia imprezy na wybrany wspólnie przez strony termin. Jeśli tego nie zrobimy, możemy dużo stracić, a kilkusetzłotowa zaliczka, jaką wpłaci klient nam tego nie zrekompensuje, gdyż przepadnie nam zarobek w wysokości kilku tysięcy złotych. Musimy opracować schemat działania, co zrobimy, gdyby te nieprzewidziane przez nas rzeczy, jak np. restrykcje covidowe się pojawiły.

Czyli myślimy i o bezpieczeństwie naszego klienta, ale i o bezpieczeństwie naszego interesu?

Zdecydowanie tak. I przestrzegam przed myśleniem: ‘’O nie, ja i tak się nie zamknę!’’. Ty się nie zamkniesz, ale twój klient może mieć do tego inne podejście, może mieć inne poglądy na ten temat, inne doświadczenia. To, że lokal się nie zamknie, nie znaczy, że będzie pełen gości.

Gdy restauracja przedstawia mi różne opcje realizacji naszej umowy, jako klient czuję się zaopiekowana, czuję, że tu nie chodzi tylko o pieniądze. Czuję, że buduje się ze mną jakąś więź i chodzi o moje bezpieczeństwo i komfort - co jest bezcenne.

Jeśli zależy nam, żeby nasza restauracja miała stałych gości, to budowanie relacji jest podstawą. Wysłanie samego menu tego nie da. Jeżeli nie wiemy, jak zbudować dającą poczucie bezpieczeństwa ofertę, te dobre relacje też nam mogą pomóc, bo możemy zadzwonić do swoich stałych gości i zapytać ich, co jest dla nich ważne w tej sytuacji. Tu nie ma co wróżyć z fusów - warto się zapytać, warto być otwartym. Jeśli mamy zbudowane relacje z klientami, sprzedaż dzieje się przy okazji.

To zdanie powinno zawisnąć na zapleczu każdej restauracji, każdej firmy.

Tak. Samo nastawienie na sprzedaż, takie ‘’kup, kup, kup’’ dzisiaj nie wystarcza. Mamy na to za mądrego gościa. On musi widzieć inne wartości, inne korzyści, nasze zaangażowanie i otwartość. Wtedy będzie chętny wydawać u nas swoje pieniądze.

To, co dziś martwi restauratorów to szybko rosnące ceny produktów i mediów. Jak we wrześniu czy październiku podać ceny menu, które będzie realizowane w grudniu?

Przede wszystkim samo określenie: ‘’cena może ulec zmianie’’ czy tłumaczenie ‘’bo wszystko poszło w górę’’ nie wystarczą. Podajmy klientowi ceny menu świątecznego z zaznaczeniem, że mogą one ulec zmianie o kwotę inflacji. Może to też być informacja ogólna: ''Ceny mogą ulec podwyżce, o czym niezwłocznie Państwa poinformujemy, jednocześnie dokładając wszelkich starań, by zachować Państwa budżet''. 

Ważne, by nie była to informacja z gwiazdką*, małymi literami, ukryta gdzieś na końcu, ale czytelna i łatwo dostępna. Co możemy zrobić, gdy cena jakiegoś dania czy produktu drastycznie wzrośnie? Alternatywą może być modyfikacja menu, np. rezygnacja z dania czy produktu, które bardzo podrożały lub zastąpienie je innymi. Warto, żebyśmy byli w tej kwestii bardzo elastyczni. Gość powinien czuć, że zależy nam na znalezieniu korzystnego rozwiązania. 

Jest wiele głosów, że jesień będzie bardzo trudna dla gastronomii, że nie wiadomo, o ile jeszcze zdrożeją media - to największe wyzwanie dla lokali. Czy jest rozsądne czekanie z przedstawianiem oferty świątecznej do ostatniej chwili np. do listopada czy grudnia? Takie podejście, że może nie zarobię na tym, ale i nie stracę?

Część restauratorów tak się zachowa. Wstrzyma się z działaniem z obawy przed ewentualnymi stratami. Pytanie, czy chcemy prowadzić biznes oparty na niepewności.

Ci, którzy robią pieniądze w gastronomii czy innych branżach mają zupełnie inne nastawienie. Oni są tu i teraz. Zakładają różne możliwości, ale nie czekają. Żadnego ‘’niech życie zadecyduje za mnie’’. To ja zadecyduję, biorąc pod uwagę, to co może się zmienić.

Jeżeli tak do tego podejdziemy, jeżeli będziemy pewni tego, co robimy, jeżeli będziemy otwarci - mamy o wiele większe szanse na sukces. Doświadczamy teraz różnych kryzysów, ale pamiętajmy, że są branże, które rosną w kryzysach i jest gros klientów, którzy mają sporo pieniędzy do wydania.

Dziękujemy za rozmowę.

Podobał się artykuł? Podziel się!

dodaj komentarz