Partnerzy portalu
Rachunek zysków i strat lokalu gastronomicznego. Poradnik restauratora Rachunek zysków i strat lokalu gastronomicznego. Poradnik restauratora/fot. shutterstock

Rachunek zysków i strat lokalu gastronomicznego. Poradnik restauratora

- Jeżeli do tej pory nie patrzyłeś na swój biznes przez regularny, szczegółowy rachunek. To to jest ten moment - trudny, kryzysowy - zapewnia Krzysztof Kaliciński, konsultant i szkoleniowiec.

Autor: Krzysztof Kaliciński, Blackboard Consulting Data: 04 kwietnia 2022 14:21

Krzysztof Kaliciński, Blackboard Consulting

Każda Twoja decyzja - od zmiany menu przez zakupy, aż po zmianę cen - będzie obarczona ryzykiem jeżeli nie znasz szczegółów swojego biznesu. Taka rosyjska ruletka, zwłaszcza teraz. Decyzje, które mogą Ci się wydawać słuszne i potrzebne, mogą przynieść odwrotny efekt w wyniku finansowym jeżeli regularnie nie znasz swojego rachunku zysków i strat - nazywanego również P&L czyli profit & lost account lub potocznie, choć nieprawidłowo bilansem.

Restauracja, bar, kawiarnia - szukasz lokalu do wynajęcia lub na sprzedaż? Zobacz oferty na PropertyStock.pl

Dzisiaj, kiedy ceny potrafią się zmieniać z dostawy na dostawę szybka i sprawna kalkulacja może Ci pomóc bezpiecznie, z tygodnia na tydzień prowadzić biznes przez kryzys. Dlaczego z tygodnia na tydzień? Podsumowywanie biznesu co miesiąc lub rzadziej w dzisiejszej sytuacji ekonomicznej może być Twoim być albo nie być, może być spóźnione. Warto zatem podjąć ten regularny i niezbyt wielki wysiłek, aby prowadzić biznes bezpieczniej a już napewno z pełną wiedzą jakie wyniki generuje Twój lokal i co je generuje lub zmniejsza.

Każda decyzja podjęta - kiedy masz przed oczami rachunek zysków i strat - jest zawsze lepsza i bezpieczniejsza. 

JAK WYGLĄDA STRUKTURA RACHUNKU? JAKICH ZASAD TRZEBA PRZESTRZEGAĆ? JAK GO SPRAWNIE PRZYGOTOWAĆ?

Posługujemy się cenami netto.

Dla klarowności i precyzji danych, w odniesieniu do sprzedaży i cen zakupu, posługujemy się cenami netto. Różnice w stawkach podatkowych, możliwa optymalizacja i odliczenia, sama kwestia VAT to osobne tematy, które skomplikowałyby nam obraz naszych finansów w rachunku.

Wyniki finansowe podsumowujemy co tydzień, maksymalnie co miesiąc. Regularnie.

O przyczynach pisałem we wstępnie. Szybkość zmiany cen dostaw i innych kwestii zmusza do częstszej kontroli biznesu. Jeden tydzień z czterech w miesiącu może zdecydować o Twoim finalnym wyniku. Licz co tydzień, dla własnego spokoju.

Food/bar cost jest podstawą przygotowania rachunku

Jeżeli chcesz mieć rachunek co tydzień, co tydzień potrzebna będzie inwentaryzacja i policzenie Twojego zużycia rzeczywistego produktów. Szczegóły na ten temat znajdziesz w poprzedniej publikacji: 

Gastronomia to penny business. Zarządzanie i kontrola food cost - krok po kroku

Skrupulatnie i na bieżąco administruj fakturami.

W ten sposób szybko uzyskasz dane do przygotowania rachunku. Możesz prowadzić osobny plik lub jeżeli korzystasz z pomocy księgowości stamtąd uzyskasz dane. Warta poinformować księgowość jakich danych, w jakim formacie i jak często będziesz potrzebować.

Kwoty i procenty.

Wszystkie pozycje w rachunku obliczamy procentowo w odniesieniu do sprzedaży netto.

Adekwatności kosztów.

Bez względu na to czy rachunek przygotowujemy dla miesiąca czy tygodnia koszty, koszty które się w nim znajdą powinny dotyczyć tylko tego okresu. Jeżeli np. mamy fakturę za koncesję lub za ogródek letni, która dotyczy kilku letnich miesięcy to w rachunku powinna znaleźć się kwota dotyczącą wyłącznie danego tygodnia czy miesiąca a nie cała kwota za cały okres.

STRUKTURA RACHUNKU ZYSKOW I STRAT

Rachunek zysków i strat otwiera sprzedaż netto. Od niej odejmujemy FOOD/BAR COST. Dla pełnego obrazu i późniejszych decyzji dotyczących oferty obu grup warto te koszty rozdzielać właśnie na koszty żywności i napojów (alkoholowe i niealkoholowe).

Jeżeli poza sprzedażą produktów uzyskujesz inne dochodzi np. za reklamy w swoim lokalu lub bonusy od dostawców, wykazujesz je w rachunku po nie z pozycji sprzedaży ale na koniec rachunku jako kwotę, która zmniejsza koszty. W przeciwnym wypadku otrzymasz zafałszowany wynik food/bar cost oraz udziału w sprzedaży pozostałych kosztów.

Od pozostałej kwoty odejmujemy KOSZTY PRACY. Koszty te wpisujemy do rachunku w koszcie pracodawcy, czyli całkowitą kwotę jaką ponosimy na płatności związane z pensjami stałymi i godzinowymi, bonusami, nagrodami itp.

Kolejnymi kosztami do odjęcia są KOSZTY ADMINISTRACYJNE:

-    gaz

-    prąd

-    woda

-    drewno do pieca

-    drobne remonty

-    drobny sprzęt kuchenny, barowym, na salę

-    artykułu biurowe

-    marketing i promocje

-    opłaty, koncesje, licencje, mandaty

-    koszty dowozów własnych: leasing, paliwo, naprawy

-    obsługa kart kredytowych

-    chemia

-    opakowania

W przypadku kosztów chemii i opakowań warto te artykuły rownież inwentaryzować i liczyć ich zużycie tak samo jak food cost. Powodem jest to, że często zakup tych składników jest drogi a zużycie dłuższe niż okres za których przygotowujemy rachunek. Liczenie zużycia powoli nam odnieść do rachunku tylko te koszty chemii i opakowań które dotyczą okresu rozliczeniowego. Unikniemy w ten sposób zafałszowania wyniku naszego rachunku.

Ostatnim kosztem, które odejmujemy od naszej sprzedaży jest czynsz. Jeżeli nie jest to czynsz obrotowy a rachunek przygotowujemy dla tygodnia to miesięczną kwotę czynszu dzielimy na tygodnie i wpisujemy wartość dotyczącą danego tygodnia.

W ten sposób otrzymasz  swój wynik finansowy, czyli zysk operacyjny lub stratę, tzw. EBITDA (earnings before interests, tax, depreciation & amortization). To z tej kwoty, jeżeli mamy ją na plusie, będziemy płacić podatki, odsetki, amortyzacje i inwestycje. Jest kluczowym i najważniejszym wskaźnikiem opłacalności biznesu w każdej branży.

Mając tak policzony rachunek zysków i strat może dokładnie zobaczyć, jak działa Twój lokal i podejmować precyzyjne i przede wszystkim szybkie decyzje dotyczące tego co masz w ofercie, zakupów, zamówień (brak mrożenia gotówki w zapasach) czy innych wydatków. Zwinność i szybkość decyzyjna jest obecnie kluczowa.

Powyższe przedstawienie rachunku jest schematyczne. Finalny plik do kalkulacji rachunku jest bardziej szczegółowy. 

Jeżeli nie posiadasz pliku do kalkulacji Twojego rachunku możesz skontaktować się ze swoim dostawcą oprogramowania sprzedażowego - dobre firmy udostępniają takie pliki, które można pobrać z ich stron.

Krzysztof Kaliciński, Blackboard Consulting

Podobał się artykuł? Podziel się!

dodaj komentarz