Partnerzy portalu
Gastronomia to penny business Krzysztof Kaliciński, konsultant i szkoleniowiec, Blackboard Consulting, wyjaśnia czym jest a czym nie jest food cost/fot. materiały prasowe

Gastronomia to penny business

Autor: Krzysztof Kaliciński, Blackboard Consulting Data: 23 marca 2022 21:43

- Nie ma „rynkowego”, porównywalnego food cost. Każdy lokal ma swój własny poziom tego kosztu wynikający z: receptur, cen produktów, ceny sprzedaży, struktury sprzedaży, poziomu strat i gospodarności, promocji i rabatów i jeszcze kilku innych powodów - wyjaśnia Krzysztof Kaliciński, konsultant i szkoleniowiec, Blackboard Consulting.

Food cost. Czym jest. Czym nie jest i jak go obliczyć.

Czym nie jest food cost, czyli wybrane mity na temat tego kosztu.

Stan magazynowy czyli tzw. inwentaryzacja nie jest Twoim food costem. Zapas powinien odzwierciedlać Twoje bieżące zużycie, ale z kilku powodów nie odzwierciedla Twojego food cost:

-    na stanie masz towary, które nie zużyjesz w ciagu tygodnia, a niektóre w ciągu miesiąca

-    nie znając zużycia każdego produktu nie jesteś w stanie przygotować zamówień na produkty odpowiadających Twojej sprzedaży, zatem stan magazyny jest zawsze obarczony pewnym błędem i decyzjami „na oko”

-    zawsze będziesz posiadać zapas towarów większy niż Twoje zużycie, bo musisz mieć więcej towaru na wypadek zwiększonego ruchu, opóźnienia dostawy lub ponieważ dostawy niektórych produktów nie odbywają się wystarczajaco często

- Twoim food costem nie jest również to, co pokazuje Ci system, jeżeli masz do niego wprowadzone receptury. Jeżeli masz w systemu aktualne ceny i prawidłowe receptury to system pokaże Ci  Twój teoretyczny, idealny food cost. W codziennie pracy lokalu zużywasz produkty nie tylko do receptur (tu również zużywasz czasami za dużo a czasami za mało - czynnik ludzki), ale tracisz je w stratach, przeterminowaniach, zniknięciach, błędach w dostawach, modyfikacjach dań na życzenie Gości i na wiele innych sposobów - wylicza Krzysztof Kaliciński.

Twój food cost nie zależy od poziomu sprzedaży. Większa sprzedaż czyli szybszy obrót towarem pozwoli Ci na zmniejszenie ryzyka strat, natomiast bazowego food cost nie zmieni. Istnieje również ryzyko w drugą stronę, jeżeli nagle spadnie Ci sprzedaż towary w magwzyniemogą stracić ważność i nie doczekać się zużycia. W każdym razie nieważne czy sprzedaż 10 sztuk danego dania czy 100, do każdego musisz zużyć tyle samo składników i och food cost wyniesie tyle samo - informuje Krzysztof Kaliciński.

Nie ma „rynkowego”, porównywalnego food cost. Każdy lokal ma swój własny poziom tego kosztu wynikający z: receptur, cen produktów, ceny sprzedaży, struktury sprzedaży, poziomu strat i gospodarności, promocji i rabatów i jeszcze kilku innych powodów.  Food cost może zmieniać się sezonowo w zależności od pory roku oraz dostępności i cen składników.

 W restauracjach fine dining, gdzie nie ma tak rygorystycznego przestrzegania receptur również można go kontrolować wyznaczając jego limity i granice, w których kreatorzy i szefowie kuchni mogą się poruszać w trakcie tworzenia dań i drinków.

- Dobra wiadomości: naprawdę masz nad nim kontrolę. Zła wiadomości: koszt ten wymaga codziennego, żmudnego i konsekwentnego monitoringu - wskazuje Kaliciński.

Co to jest food cost i jak go obliczyć?

Food cost to inaczej ilość i wartość wszystkich produktów jakie zużyliśmy w danym okresie (np. tydzień lub miesiąc). Nie ma znaczenia jak je zużyliśmy, czy znalazły się na talerzu Gości, czy są stratami czy zniknęły w niewyjaśniony sposób - po prostu zostały zużyte.

 Co jest nam potrzebne do obliczenia food cost rzeczywistego?

-    bardzo dokładne inwentaryzacje, początkowa i końcowa,  ilość i wartość stanów magazynowych

-    faktury zakupowe z okresu między tymi inwentaryzacjami

-    jeżeli posiadasz więcej niż jeden lokal i przesuwasz między nimi towary - dokumenty potwierdzające zdjęcie ze stanu magazynowego lub jego powiększenie

Food cost czyli nasze zużycie rzeczywiste obliczamy wg wzoru:

Tak obliczoną wartość porównujemy do sprzedaży w tym okresie i uzyskujemy nasz rzeczywisty food cost wyrażony w %, który uwzględnia wszystkie sposoby w jaki zużyliśmy towar w danym okresie. To jest Twoja prawda o tym koszcie i jego realna wartość.

Co to jest food cost teoretyczny?

Jeżeli korzystasz w programu magazynowego, to prawdopodobnie w systemie masz wprowadzone receptury oraz dokumenty zakupowe. System podpowie Ci jaki masz idealny food cost dla każdej pozycji menu. Idealny, bo wynikający z receptur.

ZOBACZ RÓWNIEŻ: Koszty i liczby w gastronomii. Podcast Horecatrends.pl

Dlaczego foodcost teoretyczny z systemu jest zawsze niższy niż food cost rzeczywisty?

Na różnice składają się nastepujące rzeczy, które nie uwzględniasz w systemie magazynowym:

-    straty podczas produkcji

-    straty podczas magazynowania np. przeterminowania

-    niewłaściwe wykonanie receptur - za dużo lub za mało składników

-    zaginięcia produktów

-    reklamacje, kiedy decydujesz się wykonać reklamowany produkt raz jeszcze

-    nierejestrowane wydania produktów

-    nierejestrowane posiłki dla pracowników

-    każdy inny objaw niegospodarności korzystania z produktów

ZARZĄDZANIE I KONTROLA FOOD COST.

Jak zarządzać i kontrolować food cost?

Prześledźmy jak zamówiony i zakupiony, drogi i cenny towar „wędruje”przez Twój lokal.

Ścieżka kontroli food cost:

OFERTA

ZAMÓWIENIA

DOSTAWA

MAGAZYNOWANIE

PRODUKCJA

SPRZEDAŻ

MARKETIMG I PROMOCJE

Zatem po kolei.

OFERTA

 Zarządzanie foodcost zaczyna się od decyzji co znajdzie się w naszej ofercie. W szczególności:

-    receptury dań i napojów

-    ceny zakupu

-    określenie ceny sprzedaży

- Każdą pozycja menu ma swój koszt i wpływa na food cost całkowity, zatem food cost zależy również od struktury sprzedaży, czyli ile sprzedajesz dań z korzystnym food cost a ile takich, które Twój food cost podwyższają. Ile masz dań wysokokosztowych a ile niskich i które z nich kupuje Klient. Możesz posiadać w ofercie wiekszość dań z korzystnym food cost, ale jeżeli Klienci kupią głównie te, które mają wysoki kosz, Twój food cost będzie większy i będzie rósł z każdym takim zakupionym daniem - dodaje Krzysztof Kaliciński.

Narzędzia zarządzania i kontroli:

-    porównanie foodcost każdej pozycji menu z foodcost ogólnym i decyzja

-    wyznaczenie nieprzekraczalnego poziomu food cost dla nowych dań w ofercie

-    porównanie struktury sprzedaży i jej wpływu naa food cost tzn. sprawdzenie jak każde danie wpływa na food cost ogólny

-    usunięcie  z menu kosztotwórczych pozycji

-    wprowadzenie do menu pozycji z lepszym food cost

-    wprowadzenie regularnych, stałych promocji z daniami, które będą nam food cost obniżały

Najczęstsze błędy:

-    zamiana składników na tańsze, ale których jakość jest niższa - Klient to zauważy i odejdzie

-    zmniejszanie gramatur - Klient rownież to zauważy

ZAMÓWIENIA

Zdaniem Krzysztofa Kalicińskiego znaczenie dobrze przygotowanych zamówień trudno przecenić z trzech powodów. Po pierwsze za duże zamówienie to ryzyko strat z przeterminowania lub zepsucia. Po drugie zbyt małe zamówienia to ryzyko braków w ofercie. Po trzecie za duże zamówienia to zamrożona gotówka i mniejsza płynność finansowa.

Oczywistą kwestią jest również miejsce, gdzie robimy zamówienia. Ceny oraz możliwość odliczenia VAT. Nie zawsze taniej oznacza dla nas lepiej właśnie z tego powodu.

Zamówienia wpływają na food cost a następnie znajomości zużycia rzeczywistego pozwala przygotowywać precyzyjne zamówienia adekwatne do poziomu sprzedaży.

Możliwe narzędzia:

-    przygotowywanie zamówień na podstawie obliczonego zużycia rzeczywistego

-    każde zamówienie wynika z bieżącego zużycia

-    uwzględnienie rezerwacji lub innych zdarzeń które mogą wpłynąć na poziom zamówienia

-    unikanie szablonów zamówień, czyli zamawiania zawsze tyle samo

DOSTAWA

W przypadku dostaw kontrola food cost jest bardzo prosta. Sprawdź każdą dostawę, która przyjeżdża do Twojego lokalu:

-    czy zgadza się ilość zamówiona

-    czy zgadza się cena półtorej towar został zamówiony

-    czy jakość towaru jest właściwa

Narzędzia zarządzania i kontroli:

-    przelicz i zważ wszystkie produkty przyjmując dostawę

-    sprawdź zgodność cen zamowienie - dostawa

-    sprawdź  jakość i terminy ważności dostarczonych produktów

Jeżeli nie znajdziesz na to czas wszelkie rozbieżności uderzą bezpośrednio w Twój food cost.

MAGAZYNOWANIE

Właściwe i bezpieczne magazynowanie ma Cię przede wszystkim uchronić od ponadnormatywnych strat i utrzymać produkty we właściwej jakości, żeby nie zepsuły się nawet jeżeli nadal są w terminie ważności.

Narzędzia zarządzania i kontroli:

-    kontrola temperatur - wymóg HACCP

-    kontrola dostępności do magazynów

-    kontrola sposobu przechowywania, czy towar i kartony zapewniając właściwy obieg temperatur i nie blokują agregatów i prawidłowego obiegu powietrza

-    kontrola jakości i terminów przydatności podczas rutynowej inwentaryzacji

PRODUKCJA

Proces produkcji ma kluczowe znaczenie przy kontroli foodcost. Ilość czynności i składników powoduje, że ilość okazji do podwyższania swojego food cost jest największa na tym etapie zarządzania tym kosztem. Również dlatego, że ten etap wymaga stałego nadzoru  i świadomości, że właśnie na tym etapie realizujemy największą część tego kosztu i każdy składnik i każda ilości ma znaczenie.

Narzędzia zarządzania i kontroli: 

-    listy produkcyjne - czyli co i w jakich ilościach produkujemy codziennie

-    listy produkcyjne powinny być przygotowane w oparciu o dane sprzedażowe z systemu

-    używanie receptur, miarek, wag

-    porcjowanie produktów gotowych

-    porcjowanie produktów niepoliczalnych

-    nie produkowanie na zapas

-    kontrola procesu produkcji, używania narzędzi, posługiwania się recepturami, gospodarności używania produktów, dokładności opróżniania pojemników oraz tego co jest wyrzucane do kuchennego lub barowego kosza

Najczęstsze błędy:

-    brak planowania produkcji w oparciu o dane sprzedażowe

-    brak kontroli pracy kuchni

-    brak określonej odpowiedzialności za food cost

SPRZEDAŻ

To co sprzedajemy zależy od tego jak to komunikujemy oraz od umiejętności sprzedażowych zespołu. Zarządzanie foodcost na tym etapie zaczyna się wiedzy, co chcemy sprzedawać czyli co generuje nam korzystny food cost oraz co zespół ma sprzedawać. Ten etap kontroli food cost wiąże się z etapem decyzji co mamy w ofercie. Sprzedający mogą proponować i sugerować natomiast finalnie decyduje Gość.

Narzędzia zarządzania i kontroli:

-  wiedza zespołu na temat opłacalności oferty

-    minimalizacja reklamacji

-    minimalizacja pomyłek przy bonowaniu zamówień przez właściwe szkolenie pracowników

-    podwójną kontrola przy wydawaniu zamówień kurierom

MARKETING I PROMOCJE

- Za pomocą marketingu możemy wpływać na poziom food cost poprzez oferowanie limitowanych edycji dań z korzystnym food costem, dbając jednocześnie o ciągłe uatrakcyjnianie oferty. Nie wymaga to zmiany menu głównego, ale jednocześnie potrzeba, aby stale w ofercie pojawiały się nowości z niskim foodcost. Wtedy bez drastycznych zmian oferty możemy modelować ten koszt - tłumaczy konsultant i szkoleniowiec.

Promocje i rabaty są bardzo atrakcyjnym narzędziem podnoszenia ilości transakcji, ale równocześnie mogą bardzo podnieść nasz foodcost. Przy każdym opuszczeniu ceny o 10-20% produkt traci swoją opłacalność. Planując takie akcje warto po pierwsze znać food cost produktu, który chcemy rabatować i dobrze zastanowić się jaki rezultat chcemy osiągnąć, czy wartość rabatów przełoży się na wystarczające zwiększenie liczny transakcji przy mniejszym średnim rachunku. W przeciwnym wypadku będzie to strzał w stopę naszych finansów - zapewnia ekspert.

Narzędzia zarządzania i kontroli:

-    kalkulacja opłacalności promocji przed jej rozpoczęciem

-    określenie celu promocji

-    informacja dla zespołu sprzedażowego na sprzedaży czego najbardziej nam zależy

-    zwiększanie udziału produktów korzystnych kosztowo za pomocą promocji lub wprowadzania okręgowej oferty mającej zna zadanie obniżenie food cost

Gastronomia to PENNY BUSINESS. Obrót niskowartościowymi składnikami w małych ilości, które dzięki skali sprzedaży generują setki tysięcy złotych sprzedaży oraz kosztów.

Codzienna strata 20 pln w produktach to 7300 pln rocznie. A jeżeli nie jest to 20 tylko 50 pln, o co nie trudno, to już prawie 20 000. I całkiem możliwe, że to jest Twój dwumiesięczny czynsz.

- Dobra wiadomość: jeżeli zaczniesz kontrolować food cost dzisiaj, już jutro będziesz miał_ efekt - zapewnia ekspert.

- Artykuł napisałem po to, aby wyjaśnić i rozwiać wątpliwości czym jest food cost, jak nim zarządzać oraz jak go obliczać. Dla potrzeb komentarza pod pojęciem food cost rozumiem zarówno koszt żywności jak i koszt napojów, w tym alkoholowych. W dokładnej analizie i w zależności od konceptu można, a czasami trzeba ten koszt rozdzielić na food cost i bar cost. Znajomość bar cost jest istotna w konceptach, gdzie w strukturze sprzedaży przeważają napoje, zwłaszcza alkoholowe. W komentarzu pisząc „food cost”mam na myśli i „food” i „bar” - wyjaśnia eskpert.

 Krzysztof Kaliciński, blackboard-consulting.pl

Franczyza

KATOWICE MCK
25-27 KWIETNIA 2022
WWW.EECPOLAND.EU
Podobał się artykuł? Podziel się!

dodaj komentarz